1. Papel da Finantis: subcontratante
Quando a sua organização carrega faturas, extratos bancários ou outros documentos na Finantis, a sua organização é a responsável pelo tratamento dos dados pessoais eventualmente contidos nesses documentos (por exemplo, o nome de um contacto de um fornecedor). A Finantis (GMP Unipessoal LDA, NIF 518111288) atua como subcontratante (art. 28.º RGPD), processando esses dados apenas para prestar o serviço contratado e de acordo com as instruções documentadas na sua conta e nestes termos.
2. Instruções de tratamento
A Finantis trata os documentos carregados exclusivamente para: extração automática de dados por inteligência artificial, validação, deteção de duplicados, classificação em centros de custo, conciliação bancária e demais funcionalidades que a sua organização ative. Não utilizamos os documentos dos clientes para treinar modelos de inteligência artificial nem para qualquer outra finalidade não relacionada com a prestação do serviço.
3. Papel da inteligência artificial e supervisão humana
A extração de dados é feita com recurso a um modelo de inteligência artificial de terceiros. Por definição, cada extração recebe um grau de confiança; extrações abaixo do limiar definido são sempre encaminhadas para revisão humana antes de validação ou aprovação. Não existe qualquer decisão totalmente automatizada com efeitos jurídicos ou financeiros sobre uma pessoa singular sem intervenção humana — a aprovação final de qualquer fatura é sempre feita por um utilizador da sua organização.
4. Subprocessadores (sub-subcontratantes)
Para prestar o serviço, a Finantis recorre a prestadores especializados nas seguintes categorias:
- Base de dados e autenticação, alojado na União Europeia.
- Alojamento da aplicação.
- Domínio e encaminhamento de email.
- Extração de dados por inteligência artificial.
- Processamento de pagamentos da subscrição.
- Envio de emails transacionais.
A identificação de cada prestador é disponibilizada, mediante pedido, a clientes que necessitem desta informação para o seu próprio registo de atividades de tratamento ou para um acordo de tratamento de dados formal — contacte privacidade@finantis.ai. Notificaremos os clientes com contrato de tratamento de dados formalizado sobre qualquer alteração material a esta lista, dando oportunidade de objeção nos termos legalmente exigidos.
5. Transferências internacionais
O prestador que realiza o processamento por inteligência artificial pode envolver o tratamento de dados fora do Espaço Económico Europeu, sem garantia de residência exclusiva na UE, assente em Cláusulas Contratuais-Tipo ou mecanismo de adequação equivalente. Os restantes dados da plataforma (base de dados principal) são alojados na União Europeia.
6. Medidas de segurança
Aplicamos isolamento por organização ao nível da base de dados, controlo de acesso baseado em funções, e registo de auditoria inalterável de todas as ações relevantes. Detalhe completo na página de Segurança.
7. Retenção e eliminação
Os documentos permanecem acessíveis enquanto a conta estiver ativa. Após o cancelamento, eliminamos os dados de conta no prazo de 30 dias a pedido, com exceção dos documentos fiscalmente relevantes, que a lei portuguesa obriga a conservar por 10 anos — mantidos apenas para esse efeito e com acesso restrito.
8. Assistência ao cliente enquanto responsável pelo tratamento
A Finantis presta assistência à sua organização no cumprimento das suas próprias obrigações de RGPD (respostas a titulares de dados, avaliações de impacto, registo de atividades de tratamento). Se precisar de um acordo de tratamento de dados (DPA) formal assinado, ou de mais informação sobre um subprocessador específico, contacte privacidade@finantis.ai.